Ekstraordinært lokalforeningsledelsesmøde 28.2.2007

Til stede: Peter A., Peter S., Maria, Henrik, Hans
Afbud: Lene, Kirsten

Dagsorden

1. Lokalforeningens regnskab.

ad 1: Der er underskud på lokalforeningens regnskab – det skyldes udokumenterede bevægelser i kasse, der har fundet sted i marts 2006. Desuden er det i perioden til og med august 2006 umuligt at følge bevægelser mellem kasse og konto på grund af manglende bilag og manglende intern kontrol af bevægelser. Desuden er der et hængeparti i forbindelse med et ukorrekt overført varmetilskud fra sekretariatet.
Der var diskussion om gebyrer, nøgledepositum og abonnement på De Gule Sider. Problemerne med ukorrekt betaling af nøgledepositum i forbindelse med overgang til nyt nøglesystem kan have haft indflydelse på regnskabet.
Regnskabet er indberettet i forbindelse med lokalforeningens beretning. Det skal præciseres over for dansk afdeling hvad underskud skyldes; dette kan gøres via det detaljerede regnskab.
Problemerne med udokumenterede bevægelser er ophørt, men må ikke opstå igen. Lokalforeningen er derfor af den klare opfattelse, at der skal være præcise arbejdsgange med bilag for adgang til kasse og konto.
Dette indebærer at der skal være
Standardbilag for overførsel af kontanter mellem kasse og konto.
Anvendelse af homebanking (bilag kommer herfra); navn på ansvarlig for bevægelse skal anføres.
Bilag for indkøb fra kasse.
Bilag for alle afholdte udgifter, der ønskes refunderet.
Bilag for salg af enhver vare.
Bilag for afstemning af ??småkasse? og hovedkasse. Småkasse og hovedkasse skal afstemmes hyppigt.
Bilag for salg af varer i kommission.
Der skal være en procedure for indlevering af bilag (en fast mappe med faneblade for hvert arrangement/udlægstype). Alle må lægge bilag i mappe; kun kassereren må tage bilag op.
Der skal desuden mindst hver uge tælles småkasse i forbindelse med afstemning.
Inden første møde i den nye lokalforeningsledelse skal der udarbejdes et samlet udkast til retningslinjer. Peter A. og Peter S. mødes d. 20. marts kl. 8.00.
Desuden skal varelagerets værdi igen bestemmes i samråd med sekretariatet.
Ved hvert møde i lokalforeningsledelsen skal kassereren præsentere en status for regnskabet, skriftligt og mundtligt. Der skal indgå en redegørelse for de vigtigste udgifter og indtægter siden sidst. Regnskabet skal uploades i god tid inden mødet (som PDF-fil).
Ved hver aktivitet kan man udpege en projektkasserer, der er ansvarlig for økonomien for den pågældende aktivitet. Projektkassereren er ansvarlig over for kassereren.

Skriv et svar

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.